Každý projekt potřebuje manažera. BIM není výjimkou

Digitalizace klade před organizace veřejného zadavatele zásadní výzvu. Hloubka změny vyžaduje řídit zavedení BIM jako svébytný projekt.

Každá změna znamená nejistotu. A přirozenou reakcí člověka na nejistotu je snaha jí zabránit. Jinak řečeno, většina lidí je přirozeně rezistentní v okamžiku, kdy může změna nabourat jejich základní životní jistoty. Mezi ty patří i práce. Organizace veřejného zadavatele jsou navíc poměrně rigidně hierarchicky uspořádané. Právě minimum místa pro improvizaci a naopak vysoká míra formalizace je pro řadu zaměstnanců zdrojem oněch jistot. Digitalizace je ale může dočasně narušit.

Hledejte spojence

Jsou dva zásadní a krajní přístupy ke změně. V tom prvním budete do nekonečna analyzovat, vymýšlet, detailně propracovávat a snažit se odstranit i nejmenší nejasnosti či rizika. Ve druhém vsadíte na přístup střelce od boku. Prostě začnete věci měnit, budete postupovat metodou pokus-omyl, s přesvědčením, že to nějak dopadne. Asi sami cítíte, že ani jeden z přístupů nevede k úspěchu. Správná cesta je někde uprostřed. Tam, kde dokážete minimalizovat rizika neúspěchu, ale zároveň budete schopni dosáhnout cíle. Rozumná rovnováha mezi promyšlenými postupy a pragmatickým zkoušením je to co vás posune k výsledku v přijatelném čase, a která může vaší organizaci přinést očekávané přínosy. Ovšem rozumná rovnováha je v každé organizaci jinde a její nalezení je klíčová manažerská dovednost, která je nezbytná pro celkový úspěch.

Každý nový projekt potřebuje osobu, která jej bude řídit. Jak již bylo řečeno, jakkoli se to „selským rozumem“ nabízí, ředitel IT není obvykle nejlepší volbou. I když samozřejmě i mezi nimi se najdou výjimky. Manažerem BIM by se měl stát někdo, kdo bude schopen vyjít z provedení personální a procesní analýzy (nebo ji provede) a dokáže připravit plán toho, jak stávající fungování organizace přenést do digitálního světa.

Tam, kde je důležité formální zakotvení pro úplně každou činnost, tam kde je nutné zvládnout změnu způsobu práce u desítek či dokonce stovek lidí, je potřeba postupovat mnohem pomaleji. Projekt změny práce celé organizace pro využívání metody BIM si vyžádá dočasné vytvoření projektové týmu, který bude formálně zakotven do struktur řízení, a navíc manažer BIM bude vybaven dostatečnou sadou potřebných pravomocí, aby mohl věci skutečně analyzovat a následně měl sílu je také změnit. Musí být tedy, alespoň v hierarchicky řízených organizacích, pevně umístěn v manažerské struktuře na odpovídající úrovni.

Volba manažera BIM je jedním z klíčových kroků na začátku celého projektu. Bude to on, kdo se bude – ve spolupráci se svým týmem, případně konzultanty – podílet na nastavení způsobu, jakým bude organizace po transformaci fungovat. Měla by to být osoba, která je schopna obsáhnout vnitřní procesy a agendy. Manažer BIM potřebuje dovednosti v podobě schopnosti řídit změny, které se v rámci zavedení metody BIM nastanou, mít dobré komunikační a přesvědčovací schopnosti. Je třeba počítat s onou, již zmíněnou, přirozenou rezistencí vůči změnám. Lidé se instinktivně změnám brání, a to dokonce i v případech kdy chápou jejich přínosy. Nejsilnější odpor pak přirozeně přichází od těch, kteří se jimi – ať již právem či neprávem – cítí ohroženi. Jedním z hlavních, a také jedním z prvních, úkolů manažera BIM musí být komunikace s lidmi v organizaci. Ačkoli se nikdy pro změnu nepodaří nadchnout úplně všechny, je vhodné najít co nejvíc spojenců.

Pochopit, kde jste

Zmapování skutečného fungování organizace umožní dobře chápat výchozí stav. Zároveň nám ukáže na změny, které je třeba udělat. Můžete tomu honosně říkat GAP analýza. Ve skutečnosti si ale musíte nejprve říci, co je cílem celého projektu, a pak si to porovnat s tím, co už nyní máte. No, a ten rozdíl (tedy GAP) je v podstatě seznam toho, co musíte udělat či vyřešit. Z tohoto seznamu pak můžete sestavit plán, a následně i začít připravovat aktivity, které vás k cíli dovedou.